Osmanlı devlet arşivi, önceleri sarayda iki evrak mahzeni vardı. Bunlardan birisi paşakapısında, diğeri de eski dîvânhâne yeri yakınında idi. Bütün kânunlar, nizamlar ve mühim emirler âid oldukları kalem defterlerine kayıt olunurlar ve bu defterler dolduktan sonra saraydaki evrak mahzenine gönderilirdi. Yeni kayıtlar ise paşakapısındaki (Bâb-ı âlî’deki) mahzende saklanırdı. 1846 yılından sonra sadrâzamlık (paşakapısı) arşivi, Hazîne-i evrak adıyla anılmaya başladı.

Başta pâdişâh olmak üzere, Enderûn-ı hümâyûnda tam bir disiplin ve ahenkli bir terbiye sistemi ile yetiştirilen üst kademe Osmanlı devlet adamları, tam bir tertip ve düzenle yazdıkları evrakları usûlüne uygun bir şekilde saklamaya îtinâ gösterirlerdi.

Bugünün bakanlar kurulu demek olan Dîvân-ı hümâyûnda alınan kararların yazıldığı mühimme defterleri, gizli yazılan hüküm ve fermanların yazıldığı mektûm mühimme defterleri, ordu mühimmesi ve rikâb mühimmesi, ahkâm defterleri, kayûd-i ahkâm-ı mîrî defterleri, tahvîl ve rüûs defterleri, düvel-i ecnebiye defterleri, icmal ve mufassal tahrîr tefterleri, rûznâmçe gibi defterlerde her türlü kaydı tutup, devletin ve halkın hak ve hukukunun zayi olmaması için de bu defter ve evrakları sıkı bir muhafaza ve disiplinli bir kullanma nizâmı ile arşiv ve mahzenlerde sakladılar (Bkz, Dîvân-ı Hümâyûn). Devlet arşivi durumunda olan bu mahzenler, pâdişâhın veziri âzamdaki mührüyle mühürlenen üç devlet hazînesinden biri idi. Hükümetin her toplantısından sonra bu mühürle mühürlenirdi. Zîrâ milletin bütün hukuku bu kayıtlara bağlıydı. Devleti ayakta tutan dirlik (tımar) sisteminin dolayısıyla ordunun, verginin, sanâyî, ....